Апостиль — це спеціальний штамп або наклейка, яка підтверджує справжність підпису, статус особи, що підписала документ, і, в деяких випадках, справжність печатки або штампа, якими завірено документ.
Апостиль спрощує процедуру визнання українських офіційних документів за кордоном без потреби в додатковій легалізації через консульства чи посольства.
Україна приєдналася до Гаазької конвенції 1961 року, яка ввела апостиль як універсальну форму підтвердження справжності документів для країн-учасниць.
Зверніть увагу: апостиль діє тільки для країн, які підписали Гаазьку конвенцію. Якщо країна не є учасником Конвенції, застосовується консульська легалізація.
Які документи підлягають апостилюванню в Україні?
В Україні апостиль можна поставити на такі категорії документів:
Документи органів юстиції: свідоцтва про народження, смерть, шлюб, розлучення, зміну імені тощо.
Документи судових органів: рішення, вироки, ухвали судів.
Документи нотаріусів: довіреності, заяви, заповіти, копії документів, завірені нотаріально.
Документи Міністерства освіти і науки України: дипломи, атестати, додатки до них, академічні довідки.
Документи Міністерства охорони здоров'я: медичні довідки, виписки з лікарень.
Інші офіційні документи державних органів, якщо вони відповідають вимогам Гаазької конвенції.
ВАЖЛИВО: На деякі документи апостиль не ставиться, зокрема:
Паспортні документи;
Трудові книжки;
Документи комерційного чи митного характеру (рахунки-фактури, накладні тощо);
Документи, пов'язані з військовою службою.
Органи, уповноважені на проставлення апостилю в Україні
В Україні функцію апостилювання здійснюють три основні органи, залежно від виду документів:
Міністерство юстиції України
Проставляє апостиль на документах органів юстиції, нотаріусів, судах.Міністерство освіти і науки України
Займається апостилюванням дипломів, атестатів, сертифікатів та інших освітніх документів.Міністерство закордонних справ України
Проставляє апостиль на всіх інших офіційних документах, які не входять до компетенції двох попередніх органів.
Процедура апостилювання документів в Україні
Розглянемо покроково, як здійснюється апостилювання документів в Україні.
Крок 1. Визначити, на який документ потрібен апостиль.
Спочатку необхідно точно знати, чи підлягає ваш документ апостилюванню, і до якого органу звертатися.
Крок 2. Зібрати необхідні документи.
Як правило, для апостилювання потрібні:
Оригінал документа;
Заява (в деяких випадках заповнюється на місці або подається онлайн);
Копія паспорта заявника (іноді);
Квитанція про сплату державного мита (за необхідності).
Крок 3. Подати документи.
Звернутися можна особисто до відповідного органу або скористатися онлайн-сервісом, де це передбачено. Також можливе оформлення через юридичні компанії та агентства, які займаються легалізацією документів.
Крок 4. Очікування та отримання документа з апостилем.
Терміни залежать від органу, типу документа та способу подачі.
Строки та вартість апостилювання документів в Україні
Терміни проставлення апостилю:
Міністерство юстиції України: до 2–5 робочих днів.
Міністерство освіти і науки України: 1–20 робочих днів залежно від типу документа.
Міністерство закордонних справ України: до 5–20 робочих днів.
Вартість апостилювання:
Станом на 2025 рік орієнтовні розцінки такі:
Міністерство юстиції України: близько 150–300 грн за документ.
Міністерство освіти і науки України: 300–800 грн, залежно від терміновості.
Міністерство закордонних справ України: 150–400 грн.
Додатково варто враховувати:
Платежі за посередницькі послуги агентств (зазвичай 500–1500 грн);
Вартість пересилання документів поштою (якщо необхідно);
Комісії банків під час оплати держмита.
Онлайн-апостилювання в Україні
Для спрощення процедури в Україні активно працюють електронні сервіси. На порталі "Дія" та на офіційних сайтах Міністерств можна подати заявку онлайн, відстежити її статус, оплатити послугу.
Це дозволяє заощадити час та уникнути черг. Однак варто пам'ятати, що оригінали документів все одно потрібно буде надати для фізичного проставлення апостилю.
Особливості апостилювання для фізичних осіб
Найчастіше фізичні особи апостилюють такі документи:
Свідоцтва РАЦС (народження, шлюб, розлучення);
Дипломи та атестати для навчання за кордоном;
Довіреності, заповіти;
Судові рішення для підтвердження за кордоном.
Важливо пам'ятати, що перед апостилюванням документи мають бути належним чином оформлені, без виправлень та пошкоджень, з усіма необхідними печатками.
Особливості апостилювання для юридичних осіб
Для компаній та організацій апостилювання необхідне у таких випадках:
Відкриття представництв за кордоном;
Укладання міжнародних договорів;
Подання до закордонних тендерів чи конкурсів.
Юридичні особи часто апостилюють:
Статутні документи (витяг з реєстру, установчі документи);
Свідоцтва про реєстрацію;
Сертифікати, ліцензії;
Довіреності на представників компанії.
Важливо: апостиль не підтверджує зміст документу, він лише засвідчує підпис, печатку або штамп.
В яких випадках апостилювання може бути відмовлено?
Неналежний стан документа (пошкодження, нечіткий текст).
Неправильно оформлений документ.
Документ не підлягає апостилю згідно із законодавством України.
Відсутність оригіналу документа.
Тому завжди варто перевіряти документи перед подачею.
Країни, де діє апостиль
Апостиль визнається у понад 120 країнах світу, серед яких:
Польща
Німеччина
Італія
Іспанія
США
Канада
Австралія
Великобританія
Франція
Повний перелік країн можна знайти на сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права.
Альтернатива апостилю: консульська легалізація
Якщо документ призначений для країни, яка не є учасницею Гаазької конвенції, потрібна консульська легалізація. Це більш складний і тривалий процес, що включає кілька етапів перевірок та завірень.
Часті питання щодо апостилювання документів в Україні
Чи можна апостилювати копії документів?
Так, якщо копія завірена нотаріально.Чи потрібен переклад документа перед апостилюванням?
Ні. Спочатку проставляється апостиль, а потім — переклад і нотаріальне засвідчення перекладу.Чи можна отримати апостиль за дорученням?
Так, для цього необхідно оформити нотаріальну довіреність на представника.Чи можна апостилювати документи, видані до 1991 року?
Так, але в деяких випадках спочатку доведеться відновити документ або отримати новий зразок.
Практичні поради
Завчасно перевіряйте, чи потрібен апостиль саме для тієї країни, куди подаються документи.
Користуйтеся перевіреними юридичними компаніями або сервісами, якщо не хочете займатися процедурою самостійно.
Зберігайте квитанції про оплату послуг.
Якщо подаєте документи особисто, уточнюйте графік прийому органів.
Висновок
Процедура апостилювання документів в Україні — важливий етап для тих, хто планує навчання, роботу чи бізнес за кордоном. Завдяки спрощеній системі апостилювання українці можуть легко легалізувати свої документи у понад 120 країнах світу.
Апостилювання документів в Україні — це просто, якщо знати правила та дотримуватися процедур. Сподіваємося, що наш матеріал допоміг вам розібратися в тонкощах цього процесу.
